Dans le monde digital, le courrier électronique fait partie des moyens de communication les plus utilisés. Lorsque vous devez demander des informations à un client, un employeur potentiel, un fournisseur ou encore un collègue, il est impératif de le faire poliment et de façon professionnelle.
Cet article vous montrera comment maitriser l’art de la demande d’informations par mail.
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Plan de l'article
La rédaction d’un mail de demande d’informations
Lorsque vous rédigez un mail de demande d’informations, soyez direct et concis et ne tournez pas autour du pot. Débutez par une formule de politesse comme « Cher+nom » ou « Bonjour+ nom » et présentez-vous rapidement avant d’indiquer l’objet de votre mail. Mentionnez de manière claire les informations vous recherchez et les raisons pour lesquelles vous en avez besoin.
N’oubliez pas d’ajouter des informations pertinentes tels que les délais ou des questions spécifiques. Vous pouvez consulter un exemple d’ un mail pour demander des informations pour vous inspirer.
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Par ailleurs, il est possible d’utiliser les questions ouvertes ou fermées. Ces dernières sont des interrogations dont la réponse est un oui ou un non. Les questions fermées peuvent vous servir dans certaines situations, mais limitent généralement la quantité d’informations que vous recevrez. Il est donc conseillé de poser des questions ouvertes qui permettent au destinataire de fournir des réponses claires et détaillées.
Demander des informations et des prix
Lorsque vous demandez des informations et un prix, soyez précis sur votre formulation. Donnez autant de détails que possible, notamment la quantité, les dimensions, les caractéristiques spécifiques, vos exigences et votre budget. Terminez toujours votre mail par un remerciement et proposez de fournir plus d’informations pour une meilleure prise en charge de votre demande.
Les formules de politesse
Lorsque vous échangez avec une personne par mail pour obtenir des informations, utilisez des formules de politesse. Si vous ne connaissez pas le titre du destinataire, utilisez son nom complet ou demandez des précisions avant d’écrire. Le langage familier et les abréviations sont à éviter pour un mail de demandes d’informations, de même que les fautes d’orthographe et de grammaire.
La méthode de la pyramide inversée
La pyramide inversée consiste à débuter la lettre par les informations clés. Il s’agit généralement de la reprise de l’objet du courrier électronique. Les autres informations seront par la suite présentées par ordre décroissant selon leur importance. Et pour cause, la première partie d’une phrase est celle qui est la mieux lue que le reste.
Dans votre mail, rédigez un paragraphe par sous-idée et au plus quatre paragraphes pour le mail. Les paragraphes doivent avoir une longueur de trois à quatre lignes. Préférez les phrases courtes et structurez les phrases avec soin. Aussi, utilisez un jargon professionnel courant et bannissez les langages techniques.
En résumé, soyez poli, concis et professionnel lorsque vous rédigez un mail d’informations. Utilisez un langage clair et fournissez autant d’informations que possible concernant votre demande. N‘utilisez pas de questions fermées et encouragez les réponses plus détaillées en posant des questions ouvertes.
Que vous demandiez des informations, un devis ou un service, finissez toujours votre mail par une formule de politesse. En suivant tous ces conseils, il y a de forte chances que vous receviez une réponse utile et détaillée, comportant toutes les informations dont vous avez besoin.
